Podnikové informační systémy
Naším záměrem je zajistit maximální návratnost investice do podnikového informačního systému
- správnou definicí obsahu projektu (procesů a požadovaných funkcionalit)
- optimalizací nákladů vynaložených na projekt
Naše činnost u zákazníků má obvykle tyto etapy (doporučené, nikoliv nutné):
1. Zpracování projektu – procesní analýza
Předmětem této části je detailní grafické znázornění činností (procesů) (PDF, 39 Kb), které je třeba pokrýt podporou informačního systému.
Etapa zahrnuje provedení procesní analýzy nezávisle na vybíraném informačním systému do úrovně jednotlivých činností. Možným dodavatelům informačních systémů říká, které procesy ve společnosti existují, jaké mají vazby a specifika. Správným popsáním procesů se minimalizují změny a náklady na změnová řízení v rámci projektu (nelze jim zamezit, ale lze je minimalizovat).
Procesy se mapují v současné podobě (tak jak dnes opravdu fungují) a po diskusi se vytvářejí požadované-projektované verze (možnost částečného reengineeringu), které podléhají schvalování napříč firmou zdroji, kterých se dotýkají a managementem.
Součástí naší analýzy mohou být v případě zájmu i poznámky k procesům z hlediska teorie omezení (TOC).
Všechny výstupy a částečné výstupy jsou prezentovány pověřeným vedoucím pracovníkům v rámci pracovních skupin.
Součástí zpracování projektu je také koncept rozsahu požadovaného hardware, který je zahrnut do rozpočtu projektu a dodavatel řešení akceptuje plnou kompatibilitu, aby se předešlo pozdějším diskusím při řešení případné chyby systému.
Procesní mapy jsou prováděny v profesionálních modelovacích nástrojích, se kterými máme dlouhodobé zkušenosti. Zobrazení výstupů může být v mnoha formátech – nejčastěji PDF, interaktivní model v HTML formátu (později lze použít jako návod pro informační systém).
Fáze zpracování projektu je uzavřena akceptací analýzy a cílů projektu pověřenými pracovníky.
hlavní přínosy:
- detailně popsané požadavky na nový IS v grafické, textové – bodové podobě
- vnitřní sladění požadavků na nový informační systém
- zamezení vícenákladům s opomenutými oblastmi
2. Výběrové řízení
Na základě akceptované analýzy se prování příprava zadávací dokumentace pro výběrové řízení. Cílem je poskytnout případným dodavatelům detailní popis požadované funkcionality systému, cílů projektu, časový harmonogram a další.
Obvykle oslovujeme v prvním kole na základě zkušeností 5–10 vhodných dodavatelů řešení na daném trhu. Nepřijímáme od dodavatelů žádné provize, zastupuje tedy plně zájmy zákazníka ve všech kolech výběrového řízení.
V rámci prvního kola obdrží potenciální dodavatelé detailní specifikaci (akceptovanou zadávací dokumentaci vycházející z analýzy), která slouží jako výchozí dokument pro vytvoření nabídky. Lze uvažovat v odůvodněných případech o obchodních schůzkách, na kterých se upřesní jednotlivé oblasti dodavatelům. V rámci prvního kola vybíráme předem stanovené množství možných dodavatelů pro postup do druhého kola. Kriteriem je splnění požadavků zadávací dokumentace – přesně definované tvrdé metriky vyhodnocení – nikoliv pocity (zejména pak pokrytí výstupů procesní analýzy funkcionalitou).
Cílem je pokrytí popsaných procesů společnosti, nikoliv nabídka modulů informačního systému.
Rozhodování o novém informačním systému se účastní aktivně také management společnosti a další pověření pracovníci, kteří na závěr druhého kola diskutují své závěry. PI má v tomto okamžiku poradní hlas a není cílem ovlivňovat názory před rozhodováním. V rámci diskuse předkládáme své doporučení výběru na základě získaných informací. Rozhodování probíhá na základě váhy jednotlivých oblastí (předem diskutované metriky), tak aby bylo konstruktivní a objektivní. Při konečném jednání se zvoleným partnerem využíváme znalosti lidských zdrojů (implementačních týmů) dodavatele a pomáháme je alokovat na implementaci.
Součástí naší práce asistence při uzavírání licenční smlouvy či smlouvy o dílo na dodávku informačního systému a dalšího.
hlavní přínosy:
- finanční úspory při obchodování informačního systému
- prokazatelné a srozumitelné vyhodnocení nelepší varianty pomocí vah a bodů
- výběr z opravdu relevantních informačních systémů (na základě naší praxe)
- pomoc při uzavírání smluvních vztahů (úspora pozdějších nákladů na řešení sporů)
Při rozsahu projektu ve Vaší společnosti se obvykle investice vložená do celé naší práce vrátí již v tomto okamžiku formou výrazně výhodnějších podmínek kontraktu.
3. Dohled nad realizací
Realizace rozsáhlých projektu vyžaduje projektového manažera, kterého očekáváme na straně zákazníka. V případě zájmu můžeme dodat projektového manažera i my.
Projekt je rozdělen do logických celků a tyto jsou samostatně kontrolovány a podléhají samostatné akceptaci – zadání projektu je shrnuto v cílovém konceptu akceptovaném dodavatelem. Jednotlivé části mají svou přidělenou váhu, časovou dotaci, časový rámec a další potřebné atributy nutné pro úspěšné zvládnutí projektu.
Naše úloha se soustředí na dodržování klíčových oblastní projektu – zejména stability obsahu projektu (SCOPE), cílů projektu, časového harmonogramu a rozpočtu. V rámci projektu se aktivně podílíme na řízení komunikace všech skutečností vztahujících se k projektu, tak, aby plnila svůj účel. Našemu rámcovému řízení podléhají také jednotlivé implementační schůzky dodavatele systému.
Implementační část je zakončena akceptací projektu všemi stranami.
Dalšími tématy v rámci realizace je způsob podpory projektu a jeho další rozvoj, kde můžeme z našich znalostí nabídnout vhodné modely.
hlavní přínosy:
- chránění základních parametrů projektu před změnami – čas, rozpočet, kvalita
- využití našich znalostí při změnových řízeních a finančních dopadech
- dohled nad plněním dohodnutých procesních schémat projektu a funkcí
- zkušenosti s krizovou komunikací v případě problémů s dodavatelem